畜産部で情報配信をデジタル化！FAX費用削減と高評価を実現！

JA様の畜産事業及び担当者様の役割を教えてください

当組合の畜産部では、販売・導入（子牛の買取）や肥育指導を担当する販売指導課、それらのデータ管理を担当する経営指導課、飼料供給を担当する飼料購買課の3つがあり、部全体は13名で各業務の担当をしています。

私が所属している経営指導課は私を含めて3名職員がおり、それぞれが導入、経営指導、精算等の業務を分担して行っています。

「nimaruJA」 導入の経緯について教えてください

私たち畜産部では、部会に所属されている45名の組合員さん全員に対して、補助金の情報や、日々の市場の格付け・販売結果等の情報をお伝えする必要があり、情報配信の手段としてFAXを使っていました。

市場の情報だけでも週に2〜3回、格付けと販売結果で2度、FAXで情報を送信する必要があり、配信頻度が多くFAXにかかる費用が高いことが課題でした。それ以外にも、補助金の情報や飼料に関する情報発信、会議の案内等の配信もあったのですが、いずれの情報発信においてもJAから組合員さんへの一方通行のやり取りであったため（FAX送信）、例えば、組合員さんから会議の出欠を受け付ける場合にもJA職員と組合員さんの双方でかなりの手間がかかっていました。また、何かしらの不具合により組合員さんへFAXを上手く送信できていなかった際は組合員さんからの問い合わせの電話を待つことでしか対応できず、適切なフォローが難しいといった問題もありました。

このようにFAXの金銭的なコストと情報配信にかかる職員の作業時間のコストを削減したいという要望が部内で上がっていたことに加えて、情報を素早く組合員さんに伝える為にデジタルツールの導入を検討していたタイミングで、管理部から「nimaruJA」を使ってはどうかと提案され、「nimaruJA」の運用を開始しました。

「nimaruJA」を選ばれた理由について教えてください

「nimaru JA」は情報配信だけでなく、集出荷予約や資材の受発注など様々な業務をデジタル化できる機能が揃っているため、活用できれば業務効率化に役立つと考えました。

一般的に農業のデジタル化ツールというと、お米や青果を対象としたものが多く、正直なところ、最初は私たちのような畜産部で本当に利用できるかどうか不安な点もありました。しかし「nimaruJA」のお話をお伺いし、職員側の操作もわかりやすく、組合員さんもLINEから簡単にログインすることができるため畜産部でも活用ができると感じました。

どのように組合員さんに「nimaruJA」を拡げていきましたか？

まず、組合員さんへの周知から始めました。チラシを配布後、部会長に連絡して一部から試験的に運用を行いました。試験運用後、問題なく利用できそうだと判断できたため、組合員さん全員に「nimaruJA」の導入をお願いしました。

導入後は販売課が組合員さんのところへ直接伺い、登録や使い方をお伝えしました。高齢の方でデジタル化に抵抗がある方もいらっしゃると想定していたのですが、直接お伺いし、説明することで問題なく導入をしていただくことができました。

実際、高齢の組合員さんが多い中で実際にどの程度使ってもらえるか心配もありましたが、結果として45名中、37名の方にnimaruJAを使っていただいています。

もちろん中にはスマートフォンをお持ちでなかったり市場に参加されず情報発信頻度が少ない方もおられるので、100％ではありませんが当初期待していた通りの導入率となっています。

「nimaruJA」の導入効果について教えてください

導入により、当初導入目的としていた「高いFAX費用の削減」「情報を素早く組合員さんに伝えること」の両方を達成することができています。全員にFAXを送信していた時と比べて金額ベースでコストを半減することができました。

他にも、nimaruJA導入後は、役員会の周知をこれまでよりタイムリー且つ手軽に案内することができるようになったり、組合員さんの既読の有無がJA側で表示されるので、配信した情報をみれていない組合員さんへ連絡するなど、配信後に組合員さんを効率的にフォローすることができるようになりました。

さらに、「nimaruJA」のお知らせ配信には返信機能があり、組合員さんと個別でやりとりできるため、双方向でのコミュニケーションが非常に取りやすくなりました。nimaruJAを活用したこうした新しいやり取りは、組合員さんにも便利に感じてもらっています。利用が進むにあたり、組合員さんからの返信も段々早くなってきており、組合員さんも操作に慣れてきているのが実感できます。

「nimaru JA」の導入を検討される他のJA様へのアドバイスがあればお願いします

JAの業務は幅広く複雑で、組合ごとに業務フローも異なり、デジタル化に取り組むことは簡単なことではないと思います。

そんな中で、組合員との最適なコミュニケーションが可能な「nimaruJA」のお知らせ機能は、既存のFAX送信業務をただ置き換えるだけでなく、過去の配信情報や組合員さんとのやり取りをデータとして管理できるのでFAXによるやり取りより格段に価値があると感じています。

畜産部としては、今後のさらなるデジタル化のきっかけになるという意味で「nimaruJA」を導入して良かったと思っています。

今はお知らせ配信機能の利用がメインですが、畜産部は取り扱うデータが多く今後、飼料の予定や振込金額などのデータ配信ができるようになれば、既存業務の一層の効率化ができるのではと期待しています。

今回の情報配信の取り組みで、今までアナログな接点しか持てていなかった組合員さんとデジタルでの接点を持つことができたため、この接点を活用して今後は「nimaruJA」の他の機能も利用していければと考えています。

「nimaruJA」を畜産部会で利用するのは当JAが初めてとのことですが、「nimaruJA」の機能自体はどんどんアップグレードされていくため、今後のさらなる機能の発展にも期待しながら活用を続けていこうと考えています。また、今後畜産部会だけでなく当組合の他の部会での利用も予定しています。