集出荷業務が1.5時間/日短縮！創出した時間を生産者とのコミュニケーション頻度の向上に！

管内の状況と体制について教えてください

【販売課 伊藤課長】
JAにしみのは1999年7月に県内6JAが設立合併したJAで、経営理念として、「未来を見つめ、西美濃の大地に根ざして、さまざまな人々に、豊かな恵みとうるおいを与えるJA」を掲げております。

主要拠点として、海津・神戸・大垣・安八・不破・養老の6拠点があり、その6拠点がそれぞれ拠点単位で電算処理までを実施しております。主要品目としては、トマト・胡瓜・小松菜・いちごなどを生産しています。本店営農販売部販売課の役割としては、青果物の販売をメインとして、nimaruJAの推進も行っております。

24年8月より安八の夏秋なすと枝豆から開始し、25年1月には、全拠点である6拠点にて集出荷機能の利用を開始しております。

nimaru導入前の課題について教えてください

【販売課 伊藤課長】
営農現場の集出荷業務において、評価・検品・集計を行うためにExcelへ転記したり、出荷案内書の作成をExcelで行っており、昔からやっていることが変わらず、長らく同じことを繰り返していました。

そのため、集出荷業務に多大な時間が掛かっていたことや事務ミスが起こっていたことから、R3頃から課題解決に向けて初動が始まりました。

本店として、この課題解決による成果・ゴール設定は、業務時間の短縮等の作業の効率化や事務作業の転記ミスなどのリスク低減を行うことを想定しておりました。全拠点開始した際、導入効果の定量化をし、検証を行った上で、最終的に事務作業の集約を中長期的に考えております。また、短期的に生産者とのコミュニケーションの回数、頻度を多くしていくことも念頭に置いております。

「nimaruJA」を導入した経緯を教えて下さい

【販売課 伊藤課長】　
当初より、岐阜県内のJAめぐみのさんが先行して「nimaruJA」を利用していたことを知っておりましたが、そのような中で、JA全農岐阜やJA岐阜中央会より紹介いただいたことがきっかけになります。

ツール選定の重要な条件としては、3点ほどあり、
・電算システムとデータ連携ができること
・生産者からの出荷連絡〜電算システム連携までワンデータでできること
・全農や市場ともデータ連携できる将来性があること

が上げられ、これをクリアできることが必須条件でした。
kikitori社より提案を受ける中で上記3点をクリアでき、かつ課題解決を実現できる可能性があるのではないかと思い、私たちも取り組んでみようと思いました。

本店としての導入の進め方を教えてください

【販売課 於久田様】　
R6.04に販売課に着任されてすぐにnimaru担当としてへnimaru推進を行うよう指示があり、当初は右も左もわからない状況で開始しました。
nimaru推進担当として、JA全体に関わることで、停滞させるわけにはいきませんでしたので、自身がnimaruを触り、理解することから始めました。やり方としては、まずは自身が生産者として、nimaruから出荷連絡を行うことから始め、その後も自身が各拠点の担当者として、評価・検品を行い、分荷、送り状印刷、電算連携までを操作、体験することで、不明点を解消し、更に理解を深めていきました。

その後、本店主導のもと、各拠点担当職員への説明会を2回実施しました。この際、重要なのは、説明会までに各拠点で使用するタブレットを用意し、操作説明会の際に実際にnimaruを触ってもらったことです。座学のみで説明会に参加するのと、実際にタブレットを触りながらでは、操作理解に雲泥の差が出るからです。

また、その後の拠点担当職員のより一層の操作理解浸透のため、各拠点の操作マニュアルを2日程度で作成後、各拠点へ配布しました。その後の各拠点からの操作がわからない等の問合せがあった場合の対応方法は、「まずはマニュアルを見ること」を各拠点職員へ徹底させました。マニュアル内に答えがない場合は、適時、調べ、対応をいたしました。このマニュアル作成は、自身でnimaruを操作し、理解したことで、作成が可能となっています。

これを行った結果、拠点毎に多少のムラはありますが、操作理解、浸透は約1週間〜2週間程度と短期間に収めることができました。

nimaruを導入する上で苦労した点はありますか？

【販売課 於久田様】　
niamru導入準備で苦労したことは、マスタデータの整備です。
当JAの意向として、全拠点へ短期間でnimaruで集出荷をスタートし、浸透させることと生産者からは、nimaruで早く出荷連絡をしたいという意向が前提にあり、最初から全品目のマスタデータの整備をすることを目標としていたからになります。

苦労したポイントとしては、集出荷業務と精算業務の担当が分かれているため、各拠点から品名コードや等階級コードなどのマスタ情報を集め、整備するのにかなりの時間が掛かりました。これを解決するために、各拠点からの問合せをnimaru推進担当に集約させ、その問合せ内容が不明な場合は、全農や電算センター、kikitori社へ聞くことで、進めることができました。遅かれ早かれ、nimaruで集出荷のDX化を実施するのですから、最初から全品目のマスタを整備、完了した方が、適時品目をスタートする時にスムーズに始められるからになります。

拠点担当者としての導入前と導入後の変化を教えてください

【神戸集出荷センター 市橋様/清水様】　

導入前の課題として、広い集荷場内で多品目の荷受けをしており、生産者が来る度にその場所に移動し、荷受伝票を受取り、集計表の置いてあるデスクへ戻り、荷受数の書込みと集計をしており非常に手間が掛かっていました。その為、下記のような課題感がありました。
1.集計後の分荷の際、出荷先毎の数量確認ミスが起こりやすかったこと
2.送り状が手入力のため、手間が掛かることと、入力ミスが起こりやすかったこと
3.電算システムへの入力作業に毎日1時間以上時間が掛かっていたこと

まずは、職員説明会後、約2週間は、nimaruを触る回数を増やし、徐々に抵抗感を無くしていき、また、拠点担当職員の役割である生産者への説明会は、拠点担当職員がメインで部会毎に説明し（必ず本店担当者同席）nimaruを浸透させていきました。

これにより、部会毎の生産者のnimaru浸透期間は、部会にもよりますが、最短で1週間程度、最長で3ヶ月程度で浸透し、生産者からの出荷連絡利用率は90%と高い利用率となっています。生産者からの声として、荷受伝票に書く必要がなくなり、荷受伝票のコストが削減できたなどの反響が来ております。

拠点担当職員としての導入後の成果としては、
1.生産者からのnimaruを使用した出荷連絡により、生産者毎の荷受数を入力しなくて良くなったことや集計する手間が減ったこと
2.1の集計データが引き継がれることにより、分荷の際、現物確認の数量の確認ミスが無くなったこと(以前は、2週間に1回ミスあり）
3.分荷完了後、自動で送り状が作成されるため、入力の手間と入力ミスが無くなったこと
4.nimaruと電算システム連携により、電算入力作業が無くなり、導入前と比べ1時間削減できたこと

上記4点の導入効果で、新たな時間を創出し、その時間を生産者とのコミュニケーションへの時間へ当てることができたのは大きいです。また、休みが取得できるようになったことは本当に満足しています。

本店担当者による各拠点担当職員へのnimaru浸透を起点に、各拠点担当職員による生産者へのnimaru浸透を推進、実施した結果、現在は、全6拠点で開始され、主要品目であるいちごや小松菜、トマトはもちろんのこと、その他多数品目で展開しております。

今後、nimaru利用にあたっての目標や期待することは何ですか？

【販売課 伊藤課長】
本店としての目標は、早期に全拠点全品目で開始し、全生産者が出荷連絡を利用することと各出荷先や全農、物流会社などとnimaruでワンデータ連携ができることです。

【神戸集出荷センター 市橋様/清水様】　
拠点としては、出荷予定利用による紙の削減と有利販売の実現や市況情報をタイムリーに送れるようになることになります。

nimaruJAを検討している事業者さんにアドバイスはありますか？

【販売課 伊藤課長・於久田様】
時間的効果はすぐに出ます！また、kikitori社の要望や問合せ対応はフットワーク軽く、迅速に対応してくれますし、顧客に合わせたシステムの改善を可能な限りしていただけるので、集出荷のDX化の良きパートナーとなってもらえると思いますのでおすすめです！