4選果場の荷受～分荷までのスピードを向上。減少した遠方出荷の増加に成功！

担当者様おふたりの役割について教えてください

当JAでは、メロンやいちご、きゅうり、ズッキーニ、ナス、梨などの青果を中心に、生産者の数は最も大きな部会で約160名おります。我々2名はそれぞれいちごの営農指導業務と販売業務に携わっています。

現在、いちご部会は約70名の組合員さんがおり、4つの集荷場それぞれに組合員さんが出荷をしていただいています。

それぞれの集荷場で組合員さんがパック詰めをして持ち込んでいただく方法と、 JAが運営するパッケージセンターへコンテナで持ち込んでいただきJAで選果・パック詰めをする方法の2つの荷受け方法があります。また、集荷場毎の担当も別におりますが、営農指導員も集荷場へ出向き集荷作業を行なっております。

そうして集荷した荷物の販売に関しては、4つの集荷場の商品を全て本店の販売担当部署で出荷先を決める分荷を行なっています。

「nimaruJA」導入の背景について教えてください

当JAでは、営農、販売現場において大きく2つの課題感がありました。1つ目は、各集荷場の業務効率の向上です。

これまで販売の工夫を積み重ねてきた関係で、商品の種類や等階級といった規格の数が非常に多いような状況でした。出荷先や販売先のニーズに細かく対応した販売を行なってきた一方で、集荷場を中心にJA内部の集荷・販売に関する処理も非常に煩雑でした。

具体的には、
・組合員さんが紙の個票を手書きで作成し、出荷時に商品と一緒に集荷場へ持ち込み
・集荷場の職員が紙の個票を見ながら検品
・職員が商品や等階級毎の数量を集計
・各商品毎の荷受数量をスプレッドシートやFAX、電話などの方法で本店へ共有。
・生産者毎の荷受数量を本店にてシステムへ打ち込み
・本店で各集荷場毎の商品、規格別の数量をExcelで集計
・本店で分荷を確定
・確定した分荷内容をスプレッドシートやFAX、電話等で本店から各集荷場へ連絡
・分荷内容を再度システムへ打ち込み
・システムから送り状を印刷し、荷物に添付して出荷先へ出荷

といったオペレーションを毎日、いちご以外の他の品目も含めて行なっており、物流会社が指定するトラックの締切時間もあることから、各集荷場の現場担当者にとって非常に負荷が高い状況になっていました。

パッケージセンターにおいても同様に選果結果を全て紙で集計し、更に後日紙で組合員様に選果結果をお返しする為に組合員お一人ずつの荷受評価表を封書詰めする等で現場の負荷が非常に高くなっている状況でした。

JAの職員数が過去と比較し減少している中で、なんとか集荷・販売に関わる現場業務の効率化を図っていきたいという想いがありました。

2つ目が販売業務に関する課題です。出荷先毎に出荷商品や数量を割り振る分荷業務は、4選果場で全ての荷受を行い、さらに荷受された情報の集計と集約が終わらないと作業ができないという事情から、分荷を行う各集荷場と本店との間でスピーディな連携を図りたいという想いがありました。

昨今の物流問題により、トラックの締切時間が非常に厳しくなっています。関東地方を中心とした遠方出荷を行う為には、午前中に各集荷場の荷物の積み込みを完了しなければなりません。

各集荷場での荷受け数量を全て把握し、分荷を行う必要があるのですが、各集荷場から連絡が来るまでその日の入荷数量がどの程度になるかが販売担当の方で把握しづらい状況でした。

集荷場によっては、トラックの締め切り時間に間に合わないこともあり、遠方の出荷先へ出荷することが難しくなって来ている状況でした。

実際に直近は遠方出荷の比率が減少してしまっており、販売額への影響が出ています。

集荷場（集荷）や本店（販売）の業務をデジタル化することで、効率化に加えてスピード感を持った情報共有を実現し、販売額の最大化を実現したいと考えていました。

「nimaruJA」を選ばれた理由を教えてください

最も大きなポイントはLINEを窓口として組合員さんから出荷連絡をいただくことで、これまで課題として感じていたポイントが解決できると感じたことです。

高齢の組合員さんも多い中で簡単に利用ができそうか、ということは非常に重要なポイントでした。

出荷連絡を紙ではなくデータという形でいただくことで集計作業についても自動化をすることもでき、かつ本店への共有の為にスプレッドシートの記載やFAX等の煩雑なやり取りを行う必要もなくなります。

加えて、組合員さんが出荷に来る前に凡その出荷数量を把握できる為、分荷の目途を立てることもできるようになると感じました。

また、選果結果やその他の今まで紙でお渡ししていた情報についても「nimaruJA」から組合員さんへ手軽に配信ができることから幅広く活用ができると感じ、「nimaruJA」の導入を決めました。

どのように導入を進めていきましたか？

まずは、組合員さんに 「nimaruJA」と連携をいただく必要がありますので、シーズン前の集荷場毎の集まりで説明会を実施し登録をしていただきました。

その場で7割くらいの組合員さんに登録をしていただいたのですが、当日スマートフォンをお持ちでない組合員さんやLINEのアプリを入れていなかった組合員さんについては後日、個別説明を実施していきました。

組合員さんの中でも「nimaruJA」を利用すると、選果結果が紙ではなくデータで早く受け取れるということが話題になり、その後の1か月間で9割の方に登録していただくことができました。

「nimaruJA」の導入効果について教えてください。

大きく3点の効果を感じています。

1点目は、荷受から分荷作業の効率化です。
前述通り、これまで紙やスプレッドシートを使って行なっていた集計作業も「nimaruJA」のおかげで不要となり、各集荷拠点からタイムリーに情報を本店に連携もできるようになったため作業負荷が減少しています。

また、今まで封書に詰めて組合員さんへお渡ししていた選果結果の紙も削減することができ、現場業務の効率化に繋がっています。

2点目は、遠方出荷の増加です。
「nimaruJA」導入後は、組合員が実際に出荷に来る前に凡その出荷数量を把握できることから、販売担当の方で分荷の目処を事前に立てることができるようになりました。

荷受けの総量が早くわかるようになることで、販売の方針も立てやすくなり遠方の出荷先に対しても出荷を増やすことができています。

今はまだシーズン中のため具体的な数字はこれからですが、昨年と比べて「nimaruJA」の導入により遠方出荷の割合を増加させることができています。

3点目は、組合員さんへのリアルタイムな情報配信です。
郵送や電話を使用することなく、営農情報や講習会など組合員さんへお届けしたい情報をリアルタイムに「nimaruJA」を使って届けることができるようになったこと（組合員さん側は普段使い慣れたLINEを窓口に情報を受け取っていただけるようになったこと）は大きいです。

また、デジタルに情報配信ができるようになりましたので、これまでかかっていた郵送や電話、FAXなどの通信費や情報伝達作業に関わる管理コストも削減できています。

利用にあたっての課題や今後の展開について教えてください

人材不足の中で、選果場で働く人のシフトをより最適化する為に、これまでよりも一層荷受け数量の事前把握を行えるようにしていきたいと考えています。

事前に出荷予定の数量を把握できると、選果場のラインに何人配置すれば良いのかのシフト作成の効率化が可能になりパートさんの柔軟な働き方の実現やJAとしてコスト削減にもつながります。

また、今後県下共通のアグリシステム（電算システム）への連携を予定しておりますので、今以上に人による手入力作業も減少させていきたいと考えています。

「nimaruJA」の導入を検討される他のJA様へのアドバイスがあればお願いします

JAの立場からすると組合員さんをうまく巻き込んでいけるか？は不安な点だと思いますが、是非安心して「nimaruJA」の導入、活用を検討してほしいです。

スマートフォンをお持ちの方であれば高齢な方を含めて幅広い年齢層の組合員へ広げやすい為、特に物流まわりで課題を持つJAさんや組合員を巻き込んだデジタル化を目指すJAさんにはぜひおすすめしたいです。

少しでも興味があればぜひ一度「nimaruJA」の話を聞いてみて頂ければと思います。