集出荷作業が3.5時間/日短縮！モモ・ブドウの産地が挑むデジタル業務改善

管内の状況と体制について教えてください

JA晴れの国岡山は2020年4月に県内8JAが広域合併したJAです。

旧8JAがそれぞれ8統括単位で運営しており、当岡山東統括に関しては、「旧JA岡山東」を管轄しております。また、その8統括がそれぞれ4つの広域営農経済センターに所属をし、それぞれの営農経済センター単位で精算業務を実施しております。

岡山東統括管内では、モモ・ブドウの果樹を中心に、エンダイブ、黄ニラ、ナス、スナックエンドウ、いちご、黒豆、酒米等の生産をしています。

岡山東統括には瀬戸、山陽、赤坂、熊山、赤磐吉井、備前、和気の７拠点で出荷作業が行われており（令和６年１０月時点）、東部広域営農経済センターで全体統括及び精算事務を行っています。

このうち、生産者が多く周年で出荷量の多い山陽支店にて先行して集出荷機能、モモ部会がまたがる瀬戸支店、山陽支店、赤坂支店でお知らせ配信機能を導入しているというのが現状です。

nimaru導入前の課題について教えてください

組合員さんとのコミュニケーションに課題を感じており、特にモモ部会では瀬戸・山陽・赤坂の3支店で合計380人の部会員さんがおり連絡事項があるときは、各支部から選ばれた代表の連絡員さん1人あたり約30名の部会員さんの自宅へ巡回しながら書類の配布を行っていました。

その為、例えばモモの選果機の稼働日を連絡するにも、部会の役員会でスケジュールを決定してから最終的に部会員さんの手元に情報が届くまで1週間近くかかってしまいます。連絡員さんの手間がかかることもそうですが、もっと早くから選果機を稼働できるのに期間が短くなってしまったり、生産者さんへの書類配布が地域によって時間差が出てしまうなどの不公平さが生じていました。

集出荷業務には紙や手書きの業務が多くあり、導入前は下記のような流れで業務を行っており、様々な課題感がありました。

●集荷業務

・組合員さんが紙の出荷伝票に数量を書いて商品と一緒に集荷場へ持ち込み

・その後、JAで組合員さんの出荷伝票をもとに商品、等階級別にA3サイズの荷受集計表へ持ち込み数量を手書きで記入。紙だと書けるスペースにも限界があり、出荷する生産者さんが増えてくると欄が無くなってしまう状況にもなりました。

・ブドウの検品作業の際、検査員さんが誤って複写式の伝票の２枚目以降に文字を書いて下に複写されていないこともありました。

●販売先への出荷業務

・荷受集計表の下に枠を設けて手書きで市場毎の出荷数量を転記

・その後、送り状を手書きで作成して送り状と現物が一致しているかの確認。生産者番号の記入が漏れていたり、手書きの文字を読み間違える等のトラブルもあり、送り状と現物の数字が合わない場面も発生しました。

・原因を調べるのにも時間がかかり、運送業者様が到着した時には送り状が間に合わず長い時では1時間近くお待たせしてしまうこともありました。

●販売システムへの荷受入力業務

・出荷した商品は、出荷伝票と荷受集計表を再度、照合した後に、販売システムへ1件ずつ手入力で荷受登録を実施

・繁忙期には1日の約半分の時間を使い入力作業が発生(約4時間弱程度)。特に週明けは膨大な量の入力が必要でした。

・入力準備のため、送り状には事前に市場コードや品名コード、運送会社毎に異なる出荷運賃も電卓で計算して記入しておく必要があり、この作業だけでも1日30分かかっていました。

「nimaruJA」を導入したきっかけを教えて下さい

「nimaruJA」は本店から紹介を受けたことがきっかけで知りました。

当JAの真庭統括本部が情報配信の取り組みをおこなっていることを聞き、「nimaruJA」は、情報がリアルタイムに配信できて既読・未読の管理もできるので、モモ部会のコミュニケーションの課題が解決できるのではないかと思い、私たちも取り組んでみようと思いました。

加えて、集出荷業務に関しても先述の課題が解決できると感じ、大きな初期投資等がかかるわけでもない為、導入してもし合わなければやめれば良いと考えていたのでまずは気軽に始めてみました。

導入の進め方を教えてください

ブドウ部会は「nimaruJA」の生産者説明会を実施してnimaruJAへ登録していただきました。ブドウの検査は部会の検査員が行うため、「nimaruJA」で検品作業を実施していただく必要があります。その為、タブレットの使い方を個別に説明しました。1週間程度ですぐに慣れていただき、問題なく取り組みがスタートできました。

モモ部会は郵送での案内と査定会で部会員さんに説明して登録をしていただき、情報配信の取り組みをスタートしました。

「nimaruJA」を利用してからどのように変化しましたか？

大きく3点の効果を感じております。

1点目は事務効率化です。

一番大きな点として県の販売システム(電算システム)への荷受登録時間が大幅に減少しています。これまで繁忙期では荷受登録だけで半日近くかかっていましたが「nimaruJA」を導入してからは荷受データのCSVをダウンロードして販売システムにアップロードするだけなので、30分ほどで作業が完了し1日約3時間半程度事務作業が軽減されました。

また、送り状も今まで手書きで記入していましたが、自動で出力され出荷運賃も自動計算で表示されるようになったため、1日30分かかっていた入力準備作業もなくなりました。

時間を削減できたことにより、これまで以上に丁寧な仕事ができるようになり、担当する部会の新しい企画を考える時間をつくることが可能になりました。また、送り状の形式が統一化され手作業による転記ミスや読み間違いもなくなったことで、昨年よりも出荷量が増えたにもかかわらず、運送業者様を一切お待たせすることなく送り状を作成し出荷できるようになったことは大きな変化です。

2点目に、コミュニケーションの効率化が図れています。

課題だったモモの選果機の稼働スケジュール案内について、「nimaruJA」で配信することで、これまで1週間程度かかっていた情報伝達のスピードが格段に向上しました。ただし、まだ部会員全員が登録されているわけではありませんので連携ができていない約30%程度の方には連絡員さんが従来どおり紙の案内をお渡ししています。

3点目に組合員さんの利便性向上を感じています。

今までは紙で後日選果結果をお渡ししておりましたので、前回の出荷の結果を次回の出荷に活かすような取り組みが出来ない状況でした。

それが今では検品終了時に即時自動通達ができるようになり、組合員さんから「検品結果が当日中に自分のスマートフォンにフィードバックされ、過去の出荷情報も確認できるので次の栽培や出荷の参考になっている」と好評の声をいただいております。

利用にあたっての課題や今後の展開について教えてください

情報配信については、モモ部会の連携強化を目標としています。

部会員の多い支部では連絡員さんが紙の配布をおこなっている地区がまだありますので、デジタルへの移行をすすめ、現在約70%の登録を来シーズン前には90％へ目指したいと思っています。そのためには選果結果のフィードバックが直ぐに届くなど、登録していることによるメリットをアピールし伝えることで登録者数を増やしていきたいと考えています。

今後、山陽支店以外の拠点にも「nimaruJA」を広げていく予定です。

nimaruJAを検討している事業者さんにアドバイスはありますか？

先述通りですが正直に申し上げると、取り組みを始めた際に検討に検討を重ねて取り組みを始めたわけではなく、まずは気軽に取り組んでみて難しければやめればよいか、という気持ちでスタートしています。

まずは体験してみることが良いと思います。話をきくだけでは自分たちの業務に合うかどうかはわからないので小さいところから始めて合わなければやめても良いと思っています。

また、実際に使っている現場を見た方がイメージが湧きやすいと思いますので利用している現場に視察に行ってみるのもおすすめです。もし、当JAに対しての視察に興味がありましたらご相談ください。