長年の課題だった販売現場の働き方改革を実現！

nimaruJA（ニマルJA）導入の経緯について教えてください

　当JAは働き方改革を進めるために、従来の業務の見直しを進めていました。例えば、販売業務における分荷業務については専門性が高く、一部の職員しか対応できない一方で、各拠点ごとの荷受や分荷の情報はExcelなどを使って個別に管理されており、JA全体で情報をタイムリーに共有できる仕組みがありませんでした。そのため分荷担当者は、出張先や休日でも、電話やFAXを使って5つの集荷拠点とやりとりをして入荷数量の確認及び集計作業をそれぞれの品目ごとに行った上で、分荷の対応を行う必要があり、担当職員にとって業務負担がとても大きいような状態が続いていました。このような状況を改善するために、JAの販売現場に即した集出荷拠点向けシステムに関する情報収集を行っていました。

nimaruJA を選ばれた理由について教えてください

　nimaruJAについての紹介を電話で受けた後に、販売の担当者を含めてシステムに関する詳しい説明を聞きました。そこで、クラウドシステムの活用により拠点間の情報共有をタイムリーに行えるnimaruJAの仕組みが、当JAの抱える課題を解決できることを理解しました。また、実際の操作性を見てみると、従来の業務システムとは全く異なり、現場職員が直感的に利用がしやすい仕組みであり、このサービスであれば、働き方改革の実現に加えて、現場の業務改善もしていけるように感じました。

どのように導入を進めていきましたか？

　まずは、現状の業務の整理をkikitori社と一緒に行いながら、nimaruJAを利用した場合の現場のオペレーションのすり合わせを行いました。その上で、どの部分の業務をnimaruJAで行い、現場の業務のどの部分を改善していくかを確認しました。本導入に際しては、最初は一ヶ所の拠点の一部の品目からシステムの利用をスタートしました。その後、担当者への説明会を行いながら、徐々にnimaruJAの導入拠点と対象品目の幅を広げていきました。そのあたりのサポートについてもkikitori社が柔軟にサポートをしてくれたので非常に助かりました。現在は、全ての拠点でnimaruJAを導入して運用しています。

nimaruJA の導入効果について教えてください

　まずはなんといっても拠点間での情報共有をリアルタイムに行えるようになったので、現場の担当者の業務負担を減らすことができています。従来は担当者が各拠点と電話やFAXでやり取りをしたり、実際に拠点に行って現場でわざわざ確認していた入出荷情報がnimaruJAでは場所や時間、端末を問わずリアルタイムに確認ができます。

　また、各拠点の情報は自動で集計が行われ、特定拠点から一括で分荷作業なども行うことが可能です。そのため、分荷担当者は出張先や拠点以外の場所からでもタブレットを使って電話やFAXを使用することなくスムーズで効率的に入出荷業務を行うことができるようになりました。

　当初目標としていた現場担当者の業務負担を減らすことができ、働き方改革と最適な販売体制の確立といったゴールに繋げることができています。

出荷先とのデータ連携についても教えてください

　nimaruJAは出荷先の市場や事業者と手軽に出荷データの連携が可能です。これまでは分荷後に出荷報告書を品目や出荷先ごとに作成し、毎日数百枚という出荷報告書を出荷先へFAXで事前に送信していました。現場職員としてはFAXの手間はもちろんですが、出荷先への出荷明細の共有が遅れてしまうという課題もありました。出荷先である市場側でも事前相対取引が主流となっている中で、出荷先からの出荷内容に関する確認の電話がかかってくることも多々ありました。

　nimaruJAは出荷報告書の作成は従来通り可能ですが、出荷先の事業者と連携をすると分荷したタイミングでボタン一つで出荷先の担当者へ出荷明細データを送信することができるため（受け手側はLINEやLINE WORKSを窓口として手軽に情報の確認が可能）、以前よりも数時間早く出荷先へ連絡ができている商品もあります。

　出荷先からは日々の出荷明細がオンタイムで手軽に確認ができることから事前の有利販売に繋げやすくなったという声をもらっています。

利用にあたっての課題や今後の展開について教えてください

　全般的に非常に使いやすいシステムのため上手く活用できているように思いますが、一部当JAで独自に行っている共計の設定や商品の端数の処理については今後より柔軟な処理ができるようkikitori社とも協議をさせてもらっています。

　また、nimaruJAの大きな特徴の一つでもある生産者を巻き込んだ荷受業務の効率化※についても生産者さんの意見なども伺いながら今後検討を進めていきたいと考えています。

※ nimaruJAでは生産者がスマホやタブレットを使って荷受登録を行い、JA側で受け取ったデータを使って検品、取り込み処理（荷受処理）が可能

nimaruJA の導入を検討される他のJA様へのアドバイスがあればお願いします

　nimaruJAの良さは、その拠点間での情報共有と現場業務の見える化が実現できることに加え、使い勝手の良い操作性も魅力です。また、実際の利用にあたっては、専用のサポート窓口もあることから、何か問題があれば連絡し、スピード感を持って対応してくれるのでサポートの部分でも安心です。

　さらに、nimaruJAは従来のシステムベンダーに多いJA側でのサーバーの設置やシステムの開発、保守、運用などが必要なく、非常に手軽且つ低コストでシステムを導入・運用できる点もJAにとってありがたい点だと考えています。システムも自動で新しい機能の追加や改善が行われていくため、集出荷拠点でのシステム導入を検討されているJA様にはおすすめのシステムです。