物流コストを約3000万円削減！FAXでのやり取りをデジタル化し、配車手配の効率化を実現！

JA様の園芸事業及び担当者様の役割を教えてください

当JAでは、レタスやトマト、キャベツ、ブロッコリーなどの野菜を中心に、野菜の部会が9つ、花卉の部会が3つあり、生産者の数は最も大きな部会で約65名おります。各部会の事務局を販売担当者4名で担当をしています。

各担当が品目毎に販売、分荷を実施しており、その後の出荷先市場への配車手配については私が実施する体制になっています。

nimaruJA 導入の経緯について教えてください

JAとしてより効率的な販売につなげていくために、近年、多くの品目で組合員さんからの出荷の予定を把握し、配車の効率化や有利販売につなげる取り組みをおこなってきました。

しかし、組合員さんから紙のやり取りで出荷の予定を情報を集めていたため、1枚1枚FAXで送られてくる紙の情報を職員がエクセルに手入力し、集計も一つひとつ行っていたため非常に手間と時間がかかってしまっていました。

有利販売を目指したいものの、一方で職員の手間も増えてしまい組合員さんとの出荷予定の事前把握の取り組みの難しさを感じていました。

そのような課題を感じていた時に、以前お話を聞いたことのあった「nimaruJA」の話を思い出し、問い合わせをさせていただきました。

nimaruJA を選ばれた理由について教えてください

もともと「nimaruJA」のようなデジタルツールを導入する場合、一部の組合員さんからではなく一斉に全体で取り組みを開始したいと考えていました。

そのような形で取り組む場合には幅広い年齢層の組合員さんが手軽に使えるツールであることがとても大切なため、年配の組合員さんなども普段使っているLINEを窓口として利用が可能であり、入力方法も非常にシンプルな「nimaruJA」に魅力を感じました。

また、こうした組合員さんとのデジタル化の取り組みはJAの職員側にも、組合員さんのサポートで負担がかかってしまうという話をいろいろな所で聞いていました。特に私たちのように一斉にたくさんの組合員さんに取り組みに参加をしてもらう場合には、いかに職員側にも負担なく組合員さんにシステムに登録いただけるかということもシステムを剪定する上での重要なポイントでした。

そうした意味でも登録シートのQRコードを読み込むだけで組合員さんが登録ができる「nimaruJA」は現場の担当者も使いやすそうだなと感じました。

どのように組合員さんに「nimaruJA」を拡げていきましたか？

まずは何名の組合員さんに「nimaruJA」を利用してもらうかという目標の数字を決め、組合員さんごとの登録シートを事前に全員分作成しました。

1週間をかけて組合員さんが都合のいい時間に来ていただき、個々の説明を行い、登録を促進していきました。

出荷予定の連絡だけでなく、JAから発信している営農情報などの情報についても、「nimaruJA」を使って簡単にスマホで受け取れることなどもお伝えすると、たった1週間程で100名を超える組合員さんにnimaruの利用を開始して頂けました。現場の担当者も予想を超える勢いでの組合員さんの利用に驚いており、ある意味嬉しい誤算となりました。

今では、90%を超える組合員さんが登録し、活用をしてくれるようになっています。

「nimaruJA」の導入効果について教えてください

大きく3点の効果を感じています。

1点目が、事前数量の把握の負荷が減少したことで配車効率を上げることができたことです。

「nimaruJA」導入後の話になりますが、昨今の物流費の高騰によるコストの増加がJAの内部でも課題になっていました。

コスト増加の対策として、これまでは1ケースあたりの金額での契約をしていましたが、それらをチャーター便の1台あたりの金額に契約を切り替えることにしました。

チャーター便の場合、荷物の量に関係なく配車台数によってコストがかかるため、適切な量を積載できればこれまでよりもコストを削減することが可能となります。しかし、運搬する荷物がない場合はキャンセル料がかかってしまうことから、これまでよりも正確に事前数量を把握し配車手配をする必要があります。

そこで、「nimaruJA」をフル活用し、事前の数量を1週間単位で把握することによって配車効率を上げることが出来ました。その結果、利用前の年と比較し、約3000万円程度のコスト削減を実現できました。

仮に「nimaruJA」がなかった場合は、FAX等のやり取りで倍以上の工数負荷がかかってしまい実現が難しかったのではないかと思っています。

2点目が、市場向けの有利販売を実現できていることです。

近年は相対取引の増加により、市場からも早期の（出荷量に関する）情報提供を要望されることが多い状況です。「nimaruJA」を活用することで事前数量の把握が可能となり、市場向けにも早いタイミングでの情報提供を実施することができるようになりました。

外部環境の影響もあると思いますが、実際に令和4年度は過去最高の売上を記録し、令和5年度は更にその売上を更新する見込みとなっております。地道な取り組みにはなりますが、確実に効果が出ていると感じています。

3点目が、職員の負荷の軽減（働き方の改善）です。

これまで特に出荷の忙しい夏の時期は、昼間は現場、夜に事務所に戻ってからFAXの情報配信や数量の集計などの事務作業をする必要があり職員にかかる負荷が重い状況でした。

「nimaruJA」の場合、クラウド型のシステムの為、インターネットがあればどこからでもアクセスでき、事務所に戻らなくても作業ができます。また、FAXの情報をExcelに転記することもなくなり、職員の負荷も確実に軽減していると感じています。

nimaruJAの導入を検討される他のJA様へのアドバイスがあればお願いします

現在当JAでは約90%の方が「nimaruJA」を登録し、残りの10%の方についてはスマートフォンをお持ちではないため登録しておりません。

その方達とはFAXでのやり取りが続いていますが、組合員さんの中でも「nimaruJA」が話題になり、それがきっかけでスマートフォンを購入し、新たに登録をする方も増えています。

また、事前数量の把握に関しては、完璧にやろうとすると組合員さんの負荷もかなり高くなってしまいますので、まずは「最低限の数量」を把握する運用にしています。

トラックへの積載量も多少の余裕を見ておりますし、市場への連絡も出荷の誤さはありますが、大体の数量を把握できることで販売がしやすいという意見からこのような取り組みの方法になっています。

100%完璧にやるということを考えると、かなり大変だと思いますが完璧ではなくとも十分な効果は出ますので、まずは挑戦することが大事だと思っています。

そして、挑戦する上で重要なのは「その取り組みが最終的に組合員さんの為になるのかどうか？」という点だと思っています。

あらゆるコストが上昇している中で、JAとして何か少しでもコスト削減や売上増加を目指すことにより、組合員さんの所得向上に繋げることができないか、と考える中でこういった取り組みにいたっています。

私は他の農協で勤めたことがありませんので、正確なことはわかりませんが当JAは組合員との距離が近いため、少しでも「組合員の為になる」取り組みであればすぐに導入しやすいということがあるかもしれません。

ただし、どの農協であれ「組合員さんの為になる」という想いは変わらないと感じてますので、少しでも興味があればぜひ一度「nimaruJA」の話を聞いてみて頂ければと思います。