満足度向上のために連絡員制度を廃止！〜組合員に寄り添った情報発信のデジタル化の推進方法～

「nimaruJA」 導入前の課題や導入の経緯について教えてください

安芸集出荷場が平成12年に設立されて以来、毎月1回組合員向けに情報を届ける為に連絡当番という制度を設け、組合員の中で当番の方が各組合員の自宅に集出荷場便りや、集会の案内等の情報を紙ベースで配りにいっていただく体制を取ってきました。

一方で当地区は範囲も広く、組合員からも連絡当番の負荷が高く今後この制度を継続するのかどうかを検討してほしいという声が上がってきており、今後の情報伝達の手段を検討する必要が出てきていました。

また、最近では、役員との情報連絡についてはLINEを活用するケースが多いことから、組合員とLINEで繋がることも検討をしたのですが、LINEの場合、各組合員の正確なお名前も分からず（あだ名や簡易な名称をLINEのアカウント名にしている人が多い）、グループでメッセージの配信を行っても誰がいつ情報を見てくれたのかが分からないという懸念がありました。

またJA側の体制上、PCやタブレットを利用することが多い為、そのような環境の中でも使いやすいサービスを模索していました。

そこで本所の事業本部に相談してみたところ「nimaruJA」の利用を検討しており、当地区も利用を進めることを決めました。

どのように導入を進めていきましたか？

nimaruJAの導入にあたりまず決めたことが、先に申し上げた連絡当番制度の廃止です。

毎年10月に連絡当番が交代になる為、2023年10月には連絡当番を廃止し、「nimaruJA」での連絡に一本化をすることを決め、導入を進めていきました。

「nimaruJA」を導入をしたのが2023年2月ですので約半年の移行期間を設けています。

次に実施したことが、まずはそもそも職員が「nimaruJA」を登録、利用することで、簡単に登録ができることや配信された情報が実際にどのように見られるのか？を職員自身が体験し、理解するところからはじめました。

組合員に「nimaruJA」の案内をしていく上では職員から組合員に取り組みの目的や登録、操作方法についてしっかりと説明をする必要があると感じていました。その為、まずは各職員が「nimaruJA」の具体的なイメージを持つことが大事な点だと感じていたからです。

そこからは100数十名の組合員に対して地道に一人ずつコミュニケーションを取り、「nimaruJA」への登録の案内を進めていきました。「nimaruJA」の場合、誰がいつ登録が完了をしているのかをリアルタイムで把握することができます。その為、まだ登録が済んでいない組合員がいれば出荷のタイミングで案内をしたり、営農指導員が訪問する際に案内をする等、様々な接点で「nimaruJA」の登録を実施していきました。

「nimaruJA」の導入効果について教えてください

大きくは3つの効果を感じています。

1つ目は、組合員の満足度が向上しているという点です。

これまでは連絡員から月に1回の配送で情報伝達をしていた為、タイムリーな情報発信ができていませんでした。情報をすぐに流せるようになることで天候の情報や、様々な集会の連絡等、必要なタイミングで必要な情報を組合員へ届けることができるようになりました。

これまで組合員に負荷のかかっていた連絡当番も廃止することができ、満足度向上に繋がったと感じます。

2つ目に職員の負荷の軽減です。

今までは集会の案内についても月に1回しか周知のタイミングがなかった為、かなり前から段取りを組む必要がありました。「nimaruJA」導入後は、タイムリーに検討し、組合員へ情報を配信することができるようになりました。

また他のケースですと、組合員向けの廃品回収等もJAが実施しているのですが天候の状況によって中止になってしまう場合があります。これまでは集荷場に張り紙を張り、お知らせをすることしかできておりませんでした。その為、組合員から職員にTELで問い合わせが来ることが多い状況でした。

「nimaruJA」によって、タイムリーに周知できるようになり、職員・組合員ともに余計な負荷を軽減することができています。

3つ目は市況の配信による出荷数の増加です。

今まで市況については集出荷場への張り出ししかできず、出荷に来ていない組合員には情報を届けることができていませんでした。「nimaruJA」の導入により組合員へプッシュ型で情報配信できるようになったことで、出荷の有無に関わらず必要とする組合員へ出荷情報をお届けできるようになりました。

これによって昨年はあまり出荷のなかった組合員の方から出荷が増加し、出荷数の増加に繋げることができました。

それも1人、2人の話ではなく、10数名単位で増加しており、大きく効果があった施策として良かったと感じています。

「nimaruJA」で配信を始めた集荷場だより

利用にあたっての課題や今後の展開について教えてください

今、JA高知県においては一部の地区や集出荷場で「nimaruJA」を活用をしています。

これをJA全体で利用が進んでくると、活用方法にもっと拡がりが出てくると思っています。

正直に申し上げて（組合員への）最初の登録の案内は、地道で大変な部分もあるかもしれません。

しかし、一度登録さえしてもらえれば組合員、JA双方にとって負荷も少なく、とても良い仕組みだと思っています。JA内でもどんどん拡げて活用をしていければと思っています。

nimaruJAの導入を検討される他のJA様へのアドバイスがあればお願いします

実は当地区内でも「nimaruJA」に登録ができない方もまだ3割程度いらっしゃいます。

中には高齢でスマートフォンをお持ちでない組合員や、スマートフォンを使っていてもLINEを使っていない組合員もいます。

そういった方も今後組合員同士の利用の声が広がっていく中で、今後登録が進んでいけばいいなと思っているのですが、登録ができない方に対しても、集出荷場に来たタイミングで連絡BOXを設けて情報を受け取ってもらえるようにしており、デジタル化の移行段階で情報格差が生じないように心掛けています。

もちろん、利用する組合員全体の満足度は高いですし、職員としての負荷についても軽減することができています。

こういったデジタル化の取り組みにおいては、方針を決めたら職員や組合員も含めて協力し合い、やりきるだけじゃないかと思います。0か100かの議論にもなってしまうことも多いですが、まずはできるところから始めていくだけでも現場を変えていくことができるように考えています。